Política de Privacidade

O Vulcan Clerk foi construído com a privacidade como princípio fundador. Coletamos apenas dados estritamente necessários para entregar o serviço, nunca os vendemos, e você mantém controle total sobre suas informações a qualquer momento. Esta política se aplica a usuários no Brasil, União Europeia e Estados Unidos, observando as regulamentações aplicáveis em cada região.

• ·Conta: nome, e-mail corporativo e cargo.
• ·Reuniões: gravações de áudio, documentos anexos, transcrições e atas, sempre restritos à sua organização.
• ·Voz: padrão de voz para identificação automática de orador, apenas mediante consentimento explícito e revogável. Este recurso está em desenvolvimento e será oferecido como opt-in.
• ·Uso: registros de navegação na plataforma, utilizados exclusivamente para melhoria do produto.

• ·Entrega do serviço: geração de pauta, ata e transcrição.
• ·Aprimoramento do produto: análise agregada e anonimizada de padrões de uso, nunca aplicada a conteúdo de reuniões específicas nem a dados obtidos por meio das APIs do Google.
• ·Comunicações operacionais: notificações de reuniões, tarefas e atualizações críticas.
• ·Segurança: detecção de acesso não autorizado e auditoria de ações.

O Vulcan Clerk utiliza modelos de linguagem de grande escala fornecidos pela Anthropic PBC (API Claude) para gerar pautas, resumos, atas e extração de tarefas a partir do conteúdo de reuniões. As seguintes salvaguardas se aplicam:

• ·O conteúdo de reuniões capturado no lado do cliente (áudio e transcrições) é enviado à API Claude sob acordo de Zero Data Retention, que impede a Anthropic de registrar, armazenar ou utilizar o conteúdo para treinamento de modelos. Dados obtidos por meio das APIs do Google (como metadados de eventos do Calendar) não são enviados à API Claude nem a qualquer provedor de IA.
• ·Não utilizamos conteúdo de reuniões, transcrições, áudio ou dados obtidos por meio das APIs do Google para treinar, ajustar ou aprimorar qualquer modelo de inteligência artificial ou aprendizado de máquina, nosso ou de terceiros.
• ·O conteúdo gerado por IA é ferramenta de apoio. O usuário é responsável por revisar e validar qualquer saída antes de utilizá-la em contexto de negócio.

Gravação e transcrição apenas ocorrem após a coleta de consentimento afirmativo e desagregado de cada participante da reunião, por meio da página de confirmação do Vulcan Clerk. O consentimento é registrado com carimbo temporal, endereço IP, user agent e versão das políticas vigentes no momento do aceite. Os participantes podem revogar o consentimento para reuniões futuras a qualquer momento por meio do link fornecido no e-mail de confirmação ou entrando em contato com privacy@vulcanclerk.com. Os termos detalhados para participantes de reuniões estão disponíveis nos Termos do Participante.

Seus dados são compartilhados apenas com os suboperadores essenciais listados acima nas seções Dados do usuário Google e Processamento por inteligência artificial. Todos os suboperadores atuam sob acordos de confidencialidade e não estão autorizados a utilizar seus dados para finalidades próprias. Nunca vendemos, transferimos ou compartilhamos seus dados com terceiros para fins comerciais ou publicitários.

O Vulcan Clerk aplica um pipeline de pseudonimização em múltiplos estágios antes de o conteúdo chegar ao processamento por IA. Identificadores dos participantes são desacoplados do conteúdo da reunião no estágio de ingestão, o provedor de IA recebe o conteúdo sob termos de Zero Data Retention, e a reidentificação ocorre apenas no momento da apresentação, dentro da interface da organização autorizada. Essa arquitetura é aplicada por padrão e não exige configuração.

• ·Base legal: o tratamento ocorre com base em consentimento do titular (art. 7º, I), execução de contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse para segurança e aprimoramento do serviço (art. 7º, IX).
• ·Dados biométricos (Voice ID) são tratados exclusivamente mediante consentimento específico e destacado, conforme art. 11, I da LGPD.
• ·Seus direitos (art. 18): acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação, revogação do consentimento, informação sobre compartilhamento e oposição ao tratamento.
• ·Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO) disponível em dpo@vulcanclerk.com.
• ·Incidentes de segurança que possam acarretar risco relevante aos titulares são comunicados à ANPD e aos afetados dentro do prazo determinado pela autoridade.
• ·Transferências internacionais de dados ocorrem para países com nível adequado de proteção ou sob cláusulas contratuais padrão, conforme art. 33 da LGPD.

• ·Base legal: consentimento (art. 6º(1)(a)), execução de contrato (art. 6º(1)(b)) e legítimo interesse para segurança e prevenção de fraude (art. 6º(1)(f)).
• ·Dados biométricos (Voice ID) são tratados com base em consentimento explícito, conforme art. 9º(2)(a) do GDPR. Uma Avaliação de Impacto sobre Proteção de Dados (DPIA) foi conduzida para esse tratamento.
• ·Seus direitos: acesso (art. 15), retificação (art. 16), apagamento (art. 17), limitação (art. 18), portabilidade (art. 20) e oposição (art. 21).
• ·Incidentes que representem risco aos titulares são comunicados à autoridade de controle competente em até 72 horas (art. 33).
• ·Transferências para fora do EEE ocorrem sob Cláusulas Contratuais Padrão (SCCs) aprovadas pela Comissão Europeia (art. 46).
• ·Representante na UE disponível para solicitações: privacy@vulcanclerk.com.
• ·Registros de atividades de tratamento são mantidos conforme art. 30.

• ·Direito de saber: você pode solicitar quais informações pessoais coletamos, usamos, divulgamos e vendemos nos últimos 12 meses.
• ·Direito de excluir: você pode solicitar a exclusão de suas informações pessoais, sujeito às exceções legais.
• ·Direito de opt-out: o Vulcan Clerk não vende nem compartilha informações pessoais com terceiros para fins publicitários. Nenhum opt-out é necessário, mas você pode confirmar essa prática por e-mail.
• ·Dados sensíveis (biométricos, Voice ID): você tem o direito de limitar o uso e a divulgação de informações pessoais sensíveis.
• ·Leis de privacidade biométrica (Illinois BIPA, Texas CUBI, Washington HB 1493): o processamento de Voice ID, quando disponibilizado, é regido por consentimento escrito específico, separado e revogável, coletado antes de qualquer captura de identificador biométrico. Identificadores biométricos são retidos apenas pela duração do serviço contratado e destruídos em até 30 dias após o encerramento da conta ou revogação do consentimento.
• ·Não discriminação: o exercício de direitos de privacidade não resulta em tratamento diferenciado, penalidade ou redução do serviço.
• ·Respondemos às solicitações verificadas dos titulares em até 45 dias, prorrogáveis por mais 45 dias mediante aviso.
• ·Solicitações de privacidade: privacy@vulcanclerk.com.

O Vulcan Clerk não é direcionado a crianças menores de 13 anos e não coleta conscientemente informações pessoais de crianças menores de 13 anos. Se você acredita que uma criança menor de 13 anos forneceu informações pessoais ao Vulcan Clerk, entre em contato com privacy@vulcanclerk.com e tomaremos providências para excluir as informações. O serviço não se destina ao uso por qualquer indivíduo menor de 18 anos, e nossos Termos de Uso proíbem o tratamento de dados de indivíduos menores de 18 anos por meio da plataforma.

• ·Acesso e correção: Configurações, Meu Perfil.
• ·Conexão com conta Google: Configurações, Integrações, Google.
• ·Revogação de Voice ID: Configurações, Voice ID (disponível no lançamento do recurso).
• ·Portabilidade: solicite uma exportação de dados por e-mail.
• ·Exclusão de conta: solicite em privacy@vulcanclerk.com.
• ·Opt-out de marketing: link de descadastro em todos os e-mails.

Dados de reuniões são retidos pelo período contratado. Ao encerrar sua conta, os dados pessoais são removidos em até 30 dias. Backups criptografados são expurgados em até 90 dias. Registros de auditoria exigidos por lei são mantidos pelo período legal aplicável em cada jurisdição. Dados obtidos por meio das APIs do Google seguem as regras específicas de retenção descritas na seção Dados do usuário Google acima.

Tráfego protegido por TLS 1.3. Dados em repouso criptografados com AES-256. Acesso ao banco de dados controlado por Row-Level Security. Registros de auditoria para todas as ações sensíveis. Revisões de segurança periódicas e gestão de incidentes. O acesso a sistemas de produção é restrito a pessoal autorizado sob autenticação multifator e registrado para auditoria.

Alterações materiais nesta política serão comunicadas por e-mail aos usuários registrados com pelo menos 15 dias de antecedência, e novo consentimento será solicitado quando exigido por lei aplicável ou pela Google API Services User Data Policy. A versão atual e a data da última atualização estão sempre exibidas no topo desta página.

Solicitações de privacidade e titulares de dados: privacy@vulcanclerk.com. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO): dpo@vulcanclerk.com. Assuntos jurídicos: legal@vulcanclerk.com.