Términos del Participante

Qué es Vulcan Clerk

Vulcan Clerk es una plataforma de inteligencia de reuniones contratada por la organización que lo invitó a esta reunión (el Organizador). Vulcan Clerk graba y transcribe el audio de la reunión para producir agendas, actas y tareas derivadas de la conversación. Vulcan Clerk es un proveedor de servicios independiente y no representa al Organizador.

Su consentimiento importa

Usted no está obligado a participar en una reunión grabada. En la página de confirmación de Vulcan Clerk, revisa este documento, marca la casilla de términos y acepta la invitación. Su consentimiento es:

• ·Afirmativo. Usted marca las casillas activamente. Nada viene preseleccionado.
• ·Único. Al marcar la casilla de términos y aceptar la invitación, usted confirma su participación y autoriza la grabación descrita en este documento.
• ·Revocable. Usted puede revocar el consentimiento para reuniones futuras en cualquier momento.
• ·Informado. Usted recibe esta información antes de que se le solicite consentir.

Qué ocurre si usted acepta

Si acepta la grabación y transcripción:

• ·En un Google Meet creado y gestionado por Vulcan Clerk, un bot técnico ejecutado en infraestructura del servidor solicitará admisión automáticamente a la hora programada. El ingreso podrá depender de la autorización del anfitrión. La captura solo comienza después del consentimiento afirmativo de los participantes y de la admisión del bot. En reuniones presenciales, la captura puede realizarse mediante el navegador del Organizador. Teams, Zoom y otras plataformas no integradas requieren grabación externa y envío manual. Ninguna captura comienza antes del inicio de la reunión ni continúa después de su finalización.
• ·El audio y las transcripciones de la reunión son procesados por proveedores de inteligencia artificial para generar agendas, actas y tareas. Todos operan bajo Zero Data Retention: ninguno almacena el contenido después de procesarlo ni lo utiliza para entrenar modelos.
• ·La transcripción y los documentos generados (agenda, acta, tareas) serán visibles para el equipo del Organizador dentro de la plataforma Vulcan Clerk.
• ·La grabación, la transcripción y los documentos generados se retendrán por el período contratado por el Organizador. Al cierre de la cuenta del Organizador, los datos se eliminan en un plazo de 30 días y se purgan de las copias de seguridad cifradas en un plazo de 90 días.
• ·El evento de la reunión se añadirá a su Google Calendar si ha conectado su cuenta de Google a Vulcan Clerk, o se pondrá a disposición dentro de la interfaz de Vulcan Clerk.

Qué ocurre si usted rechaza

Si rechaza la grabación y transcripción:

• ·Ningún evento de calendario será creado automáticamente por Vulcan Clerk en su Google Calendar.
• ·Debe coordinar con el Organizador una alternativa que respete su elección, como realizar la reunión sin grabación por Vulcan Clerk o justificar su ausencia.
• ·El rechazo no conlleva ninguna penalización por parte de Vulcan Clerk.

Voice ID (dato biométrico)

La función Voice ID, cuando esté disponible, permite a Vulcan Clerk identificar quién dijo qué durante la reunión, analizando patrones de voz. Este es un dato biométrico, tratado como categoría especial de dato personal bajo el GDPR (art. 9) y la LGPD (art. 11), y adicionalmente regulado en los Estados Unidos por las leyes Illinois BIPA, Texas CUBI, Washington HB 1493 y similares. El consentimiento para Voice ID es:

• ·Separado del consentimiento para la grabación. Usted puede aceptar la grabación y rechazar Voice ID.
• ·Específico. Autoriza a Vulcan Clerk únicamente a crear y utilizar un patrón de voz para identificarlo en las reuniones de este Organizador.
• ·Revocable en cualquier momento. Al revocar, el patrón de voz se destruye en un plazo de 30 días.

Si rechaza Voice ID, la reunión aún puede ser grabada y transcrita con su consentimiento. Sus segmentos de habla se atribuirán a una etiqueta genérica como "Participante 1" en lugar de su nombre, a menos que el Organizador lo identifique manualmente.

Análisis agregado (opcional)

El Organizador puede derivar estadísticas agregadas y anonimizadas de las reuniones, como tiempo total de habla por participante, densidad de temas o patrones de participación. Este análisis es opcional y usted puede rechazarlo sin impacto en su capacidad de participar. Si lo rechaza, sus segmentos de habla se excluyen de los cálculos agregados.

Sus derechos sobre los datos

Usted tiene los siguientes derechos, independientemente de su jurisdicción:

• ·Acceso. Solicitar una copia de los datos que Vulcan Clerk mantiene sobre usted.
• ·Corrección. Solicitar la corrección de datos inexactos.
• ·Eliminación. Solicitar la eliminación de sus datos.
• ·Portabilidad. Solicitar una exportación de sus datos.
• ·Oposición. Oponerse a tratamientos específicos.
• ·Revocación. Revocar cualquier consentimiento otorgado.

En Brasil, estos derechos están previstos en el art. 18 de la LGPD. En la Unión Europea, en los arts. 15 a 22 del GDPR. En los Estados Unidos, varían por estado, con California (CCPA/CPRA), Colorado, Virginia, Utah y Connecticut ofreciendo los derechos más amplios. Para ejercer cualquier derecho, contacte a privacy@byvulcan.com. Respondemos en un plazo de 15 días en Brasil (LGPD art. 19), 30 días en la Unión Europea (GDPR art. 12(3)) y 45 días en los Estados Unidos (CCPA §1798.130).

Durante la reunión

Cuando una reunión esté siendo grabada por Vulcan Clerk, usted verá y escuchará:

• ·Una notificación sonora al inicio de la grabación.
• ·Un indicador visual persistente mientras la grabación esté activa.
• ·La posibilidad de solicitar la interrupción de la grabación en cualquier momento, a través del Organizador.

Si una reunión está siendo grabada sin estos indicadores, Vulcan Clerk no es la herramienta de grabación y usted debe preguntar directamente al Organizador.

Terceros involucrados

Los siguientes terceros pueden tratar sus datos en nombre de Vulcan Clerk, bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos:

• ·Amazon Web Services (infraestructura en la nube, regiones Estados Unidos e Irlanda).
• ·Google LLC (Google Gemini API, transcripción de audio, Zero Data Retention).
• ·Proveedores de inteligencia artificial para agendas, actas y tareas, todos bajo Zero Data Retention.
• ·Supabase Inc. (base de datos gestionada, región Estados Unidos).
• ·Amazon SES (envío de correo transaccional).
• ·Cloudflare Inc. (edge y DNS).
• ·Vercel Inc. (hospedaje de aplicación).
• ·TargetHost (infraestructura del servidor para el bot técnico de reunión).

Estos terceros no están autorizados a utilizar sus datos para sus propios fines. Vulcan Clerk nunca vende, comparte ni transfiere sus datos a anunciantes ni con fines publicitarios.

Niños

Este servicio no está destinado a personas menores de 18 años. Si usted es menor de 18, no acepte estos términos ni participe en la grabación. Los padres o tutores que crean que un niño ha participado en una grabación pueden contactar a privacy@byvulcan.com para solicitar la eliminación.

Ley aplicable

Estos términos se rigen por la ley brasileña. Sin embargo, para participantes en el Espacio Económico Europeo y los Estados Unidos, las leyes locales aplicables de protección al consumidor y de privacidad se aplican y no se desplazan por esta disposición.

Cambios a estos términos

Los cambios materiales a estos términos se comunicarán en la página de confirmación de las reuniones posteriores, y se solicitará un nuevo consentimiento. La versión actual y la fecha de la última actualización están siempre visibles al inicio de esta página.

Contacto

Solicitudes de privacidad y titulares de datos: privacy@byvulcan.com. Encargado del Tratamiento de Datos (DPO): dpo@byvulcan.com. Asuntos legales: legal@byvulcan.com.